Undang rekan kerja atau developer dengan izin yang bisa kamu atur sendiri.
Kalau ada orang lain yang ikut mengelola layanan, misalnya staf keuangan, developer, atau rekan bisnis, jangan berbagi kata sandi. Undang mereka sebagai pengguna. Setiap orang masuk dengan akun dan kata sandinya sendiri, dan kamu bisa mengatur apa saja yang boleh mereka lakukan. Bila seseorang sudah tidak bekerja sama lagi, aksesnya bisa dicabut kapan saja tanpa harus mengganti kata sandimu.
Mengundang pengguna
- Buka menu Akun, lalu pilih Manajemen Pengguna.
- Di bagian Undang Pengguna Baru, isi email orang yang ingin diundang.
- Pilih izinnya:
- Semua Izin: akses penuh seperti pemilik akun.
- Pilih Izin: centang hanya yang perlu, misalnya melihat dan membayar faktur, mengelola layanan, atau membuka tiket.
- Klik Kirim Undangan. Mereka menerima email berisi tautan untuk menerima undangan.
Bila orang yang diundang sudah punya akun pengguna Nivelva, mereka bisa langsung menerima undangan dengan akun yang ada. Bila belum, mereka diminta membuat akun pengguna terlebih dahulu. Satu pengguna bisa mendapat akses ke beberapa akun sekaligus, misalnya konsultan yang membantu beberapa klien.
Mengubah atau mencabut akses
Di daftar pengguna, klik Kelola Izin untuk mengubah izin, atau Cabut Akses untuk menghapus akses seseorang. Pemilik akun selalu punya izin penuh dan tidak bisa dicabut. Daftar pengguna juga menampilkan waktu login terakhir setiap pengguna, sehingga kamu bisa melihat siapa saja yang masih aktif.
Saran pemberian izin
Prinsip yang aman adalah memberi izin seperlunya saja.
| Peran | Izin yang cukup |
|---|---|
| Staf keuangan | Faktur dan pembayaran. |
| Developer | Layanan dan tiket dukungan. |
| Rekan pemilik | Semua izin. |
Developer yang hanya perlu mengatur database atau aplikasi tidak perlu akses faktur. Staf keuangan yang hanya membayar tagihan tidak perlu akses ke detail layanan.
Kebiasaan yang disarankan
- Tinjau daftar pengguna setiap beberapa bulan, dan cabut akses yang tidak dipakai lagi.
- Cabut akses segera saat anggota tim keluar atau kontrak dengan vendor selesai.
- Minta setiap pengguna mengaktifkan verifikasi dua langkah di akun mereka masing-masing.
Kontak dan sub-akun
Selain pengguna, ada menu Kontak/Sub-Akun untuk menambahkan kontak yang hanya menerima email tertentu, misalnya salinan faktur, tanpa bisa masuk ke area member.
Contoh pengaturan untuk berbagai kebutuhan
Agensi yang mengelola layanan untuk klien. Klien tetap menjadi pemilik akun dan pembayar faktur. Agensi diundang sebagai pengguna dengan izin mengelola layanan dan membuka tiket. Saat kontrak selesai, klien cukup mencabut akses agensi, dan semua layanan tetap aman di akun klien.
Startup dengan beberapa developer. Pendiri menjadi pemilik akun. Setiap developer diundang dengan izin layanan dan tiket, tanpa izin faktur. Staf keuangan diundang dengan izin faktur saja.
Usaha kecil dengan satu admin IT. Admin IT diundang dengan semua izin agar bisa bekerja mandiri, sementara pemilik usaha tetap memegang akun utama dan bisa mencabut akses kapan saja.
Perbedaan pengguna dan pemilik
| Pemilik | Pengguna | |
|---|---|---|
| Izin | Selalu penuh | Sesuai yang diberikan |
| Bisa dicabut | Tidak | Ya, kapan saja |
| Kata sandi | Milik sendiri | Milik sendiri |
| Mengundang pengguna lain | Ya | Bergantung pada izin |
Setiap pengguna masuk dengan email dan kata sandinya sendiri. Aktivitas mereka tercatat atas nama mereka, sehingga kamu bisa melacak siapa melakukan apa.
Menerima undangan
Orang yang diundang menerima email berisi tautan. Setelah mengklik tautan, mereka diminta masuk dengan akun pengguna yang sudah ada, atau membuat akun baru. Setelah itu, akunmu muncul di daftar akun yang bisa mereka akses. Bila mereka punya akses ke beberapa akun, mereka bisa berpindah akun dari menu nama di pojok kanan atas.
Undangan yang tidak diterima dalam waktu tertentu bisa kedaluwarsa. Bila itu terjadi, kirim ulang undangan dari halaman Manajemen Pengguna.
Tanya jawab
Apakah pengguna bisa melihat kata sandi layanan? Pengguna dengan izin mengelola layanan bisa membuka panel layanan, termasuk melihat kredensial seperti password database. Berikan izin itu hanya kepada orang yang memang perlu.
Apakah ada batas jumlah pengguna? Tidak ada batas khusus. Undang sebanyak yang kamu butuhkan, tetapi ingat prinsip izin seperlunya.
